Kandidat:innensuche: So schnell werden gerade Jobs vermittelt

August 2022

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Vakanzkosten - wie Sie die zugespitzte Situation selber in den Griff bekommen können

Fachkräftemangel, steigende Vakanztage und -quoten sind keine unbekannten Schlagworte mehr. Der Personalmangel hat sich in den letzten Jahren enorm zugespitzt und macht vielen Unternehmer:innen zu schaffen. Mehr und mehr müssen leistungsstarke Mitarbeiter:innen die Firmen durch den Alltag tragen und die unbesetzten Stellen mit doppelter Leistung ausgleichen.¹

Wie lange bleiben meine Mitarbeiter:innen noch? Warum können wichtige Stellen nur langsam besetzt werden? Welche Anpassungen kann ich treffen, sodass meine Mitarbeiter:innen trotz der hohen Belastung bleiben?. Dies sind Fragen, die immer häufiger unter den CEOs und Personaler:innen aufkommen. In der Regel sind die Strategien zur Mitarbeiter:innenbindung so unkonkret, dass über kurz oder lang offene Vakanzen aufgrund von Fluktuation entstehen. Das tut weh. Denn eine Stelle neu zu besetzen kostet nicht nur Geld, sondern dauert heutzutage deutlich länger, als wir es aus der Vergangenheit gewohnt sind. Und warum? Das erfahren Sie uns unserem Artikel “Warum Recruiting digitaler werden sollte”. Doch wie hoch sind die Vakanzzeiten aktuell eigentlich?

Top 5 der Berufe mit höchsten Vakanzzeiten (in Tagen, DE 2022)²

1. Altenpflege: 241

2. Bodenverlegung: 236

3. Naturstein-, Mineral und Baustoffherstellung: 234

4. Aus- und Trockenbau: 229

5. Klempnerei, Sanitär, Heizung und Klima: 229

Deutsche Unternehmen leiden aktuell nicht nur unter der Arbeitslosenquote³, sondern viel mehr unter den hohen Kosten des Personalmangels, den sogenannten Vakanzkosten. Das hat als Konsequenz, dass die Wirtschaftlichkeit deutscher Unternehmen in ein Ungleichgewicht gerät ist und damit auch ihre globale Wettbewerbsfähigkeit. Welche Berufe haben nun aber die höchsten Vakanzzeiten und was genau versteckt sich hinter den Begriffen “Vakanzkosten”, “Vakanzzeit”, “Vakanzquote” und “Time to Hire”?


Vakanzkosten

Der Begriff Vakanzkosten steht repräsentativ für die Kosten unbesetzter Arbeitsplätze, welche auch als Leerstandskosten zu verstehen sind. Diese Kosten basieren auf der Annahme, dass jede:r Mitarbeiter:in einen messbaren Anteil am Umsatz des Unternehmens erwirtschaftet. Ist eine Position also nicht besetzt, bedeutet dies, dass ein Teil des Gesamtumsatz ausbleibt.⁴


Vakanzzeit

Wie in der obigen Tabelle zu sehen, setzt sich die Vakanzzeit aus den durchschnittlichen Tagen zusammen, bis eine Stelle sicher besetzt werden kann. 


Vakanzquote

Unter der Vakanzquote versteht man den prozentualen Anteil an offenen Stellen eines Unternehmens. Das bedeutet, dass die unbesetzten Stellen ins Verhältnis zu den verfügbaren Stellen gesetzt werden.⁵  


Time to Hire

Die Time To-Hire misst im Gegensatz zur Vakanzzeit nur den Zeitraum von dem Start des Recruitingprozesses (z.B. Schaltung einer Stellenanzeige) bis zum Abschluss eines Vertrags.

Wenn man sich nun vor Augen führt, dass die durchschnittliche Vakanzzeit im Jahr bei 124⁶ Tagen liegt und man diese Zahl in die Cost of Vacancy umrechnet, wird das Ausmaß der Verluste erst greifbar.


Jahresgehalt : Ø Arbeitstage * Faktor * Ø Recruitingzeit = CoV 

Ø Jahresgehalt einer abgeschlossenen Ausbildung in Deutschland: 43.471 Euro⁷

Ø Arbeitstage in Deutschland: 250⁸


Faktor⁹
gibt die Wichtigkeit des Mitarbeiters an

1 = notwendig

2 = wichtig

3 = sehr wichtig


43.471 Euro Jahresgehalt / 250 Arbeitstage ≈ 174 Euro Verdienst pro Tag

174 Euro / Tag * Faktor 2 = 348 Euro/Tag

348 Euro / Tag * 124 Tage Vakanzzeit = 43.152 Euro Cost of Vacancy


So erhalten wir Vakanzkosten von mehr als 43.000 Euro für nur eine unbesetzte Stelle. Erschreckend? Ja, denn das bedeutet im Umkehrschluss, dass eine vakante Stelle ungefähr so hohe Kosten verursacht, wie die bezahlten Lohnkosten für ein volles Arbeitsjahr, wenn die Stelle besetzt wäre. Und hierbei wurde nicht einmal der höchste Faktor verwendet.

3 Tipps wie Sie ihre Vakanzzeiten und -kosten senken können

Tipp 1: Nutzen Sie Gender Decoder 

Analysen von Stepstone haben gezeigt, dass im Schnitt jede zweite Stellenanzeige einen eher männlichen Sprachstil verwendet, wodurch sich weniger Frauen angesprochen fühlen und die Anzeige möglicherweise wieder verwerfen. Ein solcher Bias ist menschlich und setzt keine Beabsichtigung voraus, aber sollte beispielsweise mit dem FührMINT Gender Decoder vermieden werden. Logischerweise bewerben sich dann auch mehr potenzielle Kandidat:innen, da sich eine größere Mehrheit mithilfe des durchdachten Wordings angesprochen fühlt.¹⁰

Tipp 2: Machen Sie den Bewerbungsprozess so einfach wie möglich 

Die größte Hürde für Bewerbende stellt häufig der lange und aufwendige Bewerbungsprozess dar. Also sollten Sie diesen für Ihre Kandidat*innen so einfach wie möglich gestalten. Laut unser aktuellen Studie zum Bewerbungsverhalten im Blue- und Grey-Collar-Umfeld haben 81% der Befragten Schwierigkeiten, ihren konkreten Nutzen für das Unternehmen im Anschreiben darzustellen. 47% finden, dass auf Schulzeugnisse in Bewerbungen verzichtet werden sollte und 61% würden eine mobile Bewerbung bevorzugen. Insbesondere Branchen mit einem starken Arbeitskräftemangel, können durch mobile Bewerbungen ohne aufwändige Formalitäten ihre Bewerberquote steigern.¹¹

Tipp 3: Nutzen sie das Potenzial der Quereinsteiger:innen und Internationals

Wie wichtig sind die von Ihnen vorausgesetzten Fachkenntnisse wirklich? Häufig kann das nötige Know-How auch im Arbeitsalltag erlernt werden. Immer mehr Menschen tendieren dazu ihr Berufsfeld zu wechseln und bringen eine hohe Bereitschaft mit neue Tätigkeiten schnell zu erlernen. Laut einer Studie von Stepstone denken 35 % der Deutschen mehrfach in der Woche darüber nach, ihren Job zu wechseln. Zudem sind deutsche Unternehmen sehr beliebt am internationalen Arbeitsmarkt und dieses Potenzial muss genutzt werden. Laut Stepstones Studie “Global Talent” würde jede:r fünfte internationale:r Arbeitnehmer:in in Deutschland eine Position annehmen. Durch die Pandemie haben wir gelernt überwiegend remote zu arbeiten, weshalb die Ländergrenzen kein Hindernis einer Zusammenarbeit mehr darstellen. Auch wir bei Joblift profitieren menschlich und wirtschaftlich von unseren internationalen Mitarbeiter:innen, wodurch wir weltweit in den Markt einsteigen und neue Arbeitsweisen integrieren können.¹² 

Wenn Sie bei Stellenanzeigen Hilfe benötigen, kontaktieren Sie uns gerne! Wir finden eine passende Lösung, um ihre Vakanzzeiten zu reduzieren.

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¹ vgl. Pressetext, 2022
² vgl. Statista, 2022
³ Bundesagentur für Arbeit, 2022
vgl. KENNT IHR EINEN, 2019
⁵ vgl. Harbinger AG, 2020
⁶ vgl. A.I.N. GmbH, 2022
⁷ vgl. Statista, 2022
⁸ vgl. Schnelle-Online.info
⁹ vgl. Görgen, 2020
¹⁰ vgl. Stepstone, 2022
¹¹ vgl. ebd., 2022
¹² vgl. ebd., 2022

Literaturverzeichnis

A.I.N. GmbH (11. April 2022). Vakanzzeiten in Deutschland. schnelleStelle.de. https://www.schnellestelle.de/de/post/2022-04-11-vakanzzeiten-in-deutschland/ [05.08.2022]

Bundesagentur für Arbeit (2022). Arbeitslosenquote & Arbeitslosenzahlen 2022. https://www.arbeitsagentur.de/news/arbeitsmarkt-2022 [03.08.2022]

Görgen, J. (1. Februar 2020). Was kostet eine unbesetzte Stelle als Pflegekraft? Medi-Karriere. https://www.medi-karriere.de/magazin/was-kostet-eine-unbesetzte-stelle-als-pflegekraft/ [05.08.2022]

Harbinger AG (15. September 2020). Vakanzzeit – wie Sie die gefährliche Metrik kontrollieren. Harbinger-consulting.com. https://www.harbinger-consulting.com/blog/vakanzzeit/ [03.08.2022]

KENNT IHR EINEN (14. November 2019). Cost-of-Vacancy-Rechner: Kosten für eine Vakanz berechnen. https://kennt-ihr-einen.de/arbeitgeber/cost-of-vacancy-rechner/ [03.08.2022]

Pressetext (26. April 2022). Personalmangel oft auf Mitarbeiter abgewälzt. https://www.pressetext.com/news/personalmangel-oft-auf-mitarbeiter-abgewaelzt.html [05.08.2022]

Schnelle-Online.info. Übersicht der Arbeitstage pro Jahr.  https://www.schnelle-online.info/Arbeitstage-pro-Jahr.html [05.08.2022]

Statista. (24. Januar 2022). Bruttojahresgehälter in Deutschland nach Bildungsabschluss 2020. https://de.statista.com/statistik/daten/studie/1184292/umfrage/bruttojahresgehaelter-in-deutschland-nach-bildung-und-berufserfahrung/ [05.08.2022]

Statista (29. Juli 2022). Engpassberufe in Deutschland nach durchschnittlicher Vakanzzeit 2022. https://de.statista.com/statistik/daten/studie/420385/umfrage/vakanzzeit-von-sozialversicherungspflichtigen-arbeitsstellen-ausgewaehlter-engpassberufe-in-deutschland/ [02.08.2022]

StepStone (2. Juni 2022). So halten Sie Ihre Vakanzkosten möglichst gering. https://www.stepstone.de/e-recruiting/blog/vakanzkosten-senken/ [02.08.2022]

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